Всяка минута в света се изпращат безброй имейли. Въпреки че всички си служим с този метод на комуникация, много хора не владеят добре етикета на електронната поща. От BusinessInsider са подбрали най-честите и неприятни грешки, които се допускат при писането на имейли.
1. Прекалено непринудени сме. Тонът на съобщението трябва да отразява връзката ни с получателя. Ако използваме прекалено непринуден стил, това би изглеждало непрофесионално. Трябва да сме крайно пестеливи при използването на удивителни знаци, емотикони, цветен текст, странни шрифтове и т.н.
2. Прекалено сухи сме. Не бихме искали да звучим и като роботи. Отговорът с по едно изречение или дума би могъл дори да засегне ответната страна.
3. Изпращане на копие без одобрение. Когато искаме да добавим още някого в комуникацията, трябва внимателно да преценим дали коментарите от една от страните в подходящ тон за четене и от новите участници. Може шефът да е споделил неформално мнение за клиент или дори колега да е вмъкнал лична информация, която не е необходимо да се чете от други.
4. Изпращане на имейли в 3 часа сутринта. Може да сме работохолици и вдъхновението да ни завладява по малките часове, но отсрещната страна може да ни сметне за вманиачени. Ако действително сме в настроение да напишем мейл в неподходящо време, най-добре да го запазим в чернови.
5. Липса на каквато и да е тема на писмото. Това може да бъде дразнещо за получателя, който е принуден да отворите съобщението, за да разбере, за какво става дума.
6. Използването на личен мейл с нелепо име. Ако ще изпращаме имейл с професионална насоченост, независимо дали става дума за клиент, колега или потенциален работодател, трябва да избягвайме използването на непрофесионален имейл акаунт. Това би поставило негативен тон на кореспонденцията от самото начало.
7. Пишем, докато сме гневни. Хората винаги помнят гневните мейли. Ако пишем писмо в състояние на афект, нека го оставим да престои няколко часа или ден и да го прегледаме отново, за да изтрием всичко негативно преди да го изпратим.
8. Изпращането на "спешни" имейли, които не са спешни. Подобно на лъжливото овчарче, ако злоупотребяваме с маркера "спешно", в един момент, когато наистина изпратим спешен мейл, никой няма да ни обърне внимание.
9. Писането на думи с ГЛАВНИ БУКВИ. За повечето е всеизвестно, че това е равнозначно на крещене, крайно неуместно и несъвместимо с добрия тон.
10. Да бъдем неучтиви. Ако добре познавме човека, на когото пишем, може да не сме прекалено учтиви, но ако пишем до клиент или партньор, добре е да не забравяме да използваме думи като "моля "," благодаря" и да подписваме "с уважение".
11. Многобройните правописни грешки. Изпращането на мейл от смартфона не е извинение за немарливостта ни.
Коментари